10 veelgemaakte fouten bij de BTW aangifte
1. Btw-aangifte doen als dat niet hoeft
Is jouw omzet minder dan €20.000 per jaar? Dan kom je in aanmerking voor de kleineondernemersregeling (KOR). Met de beschikking van de belastingdienst waarin de KOR wordt toegekend ben je vrijgesteld van btw. Dat betekent dat je geen btw hoeft te berekenen aan jouw klanten. Maar je mag ook geen btw terugvragen die je zelf hebt betaald op je inkopen. Als je grote investeringen wilt doen in de komende tijd is dat misschien niet voordelig. Je deelname aan de KOR geldt altijd voor 3 jaar en je beslist zelf of je je aan wilt melden. Bij het moment van verzending van de factuur waarbij je omzet hoger wordt dan € 20.000 (binnen een jaar) ben je gelijk weer btw-plichtig.
2. De verkeerde maanden meenemen in je btw-aangifte
Nadat je je onderneming hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, ontvang je een bericht van de Belastingdienst. In dat bericht staat hoe vaak je btw-aangifte moet doen. Dit is onder andere gebaseerd op je (verwachte) omzet. Betaal je per kwartaal meer dan €15.000 aan btw, dan moet je maandelijks aangifte doen. Betaal je per jaar minder dan €1.883 aan btw, dan doe je dit jaarlijks. De meeste ondernemers doen ieder kwartaal aangifte.
De deadline voor de aangifte is één maand na afloop van het kwartaal. Let goed op dat je de juiste maanden in de aangifte verwerkt. Een voorbeeld: je moet uiterlijk eind april de btw-aangifte over het eerste kwartaal indienen. Sommige ondernemers nemen per ongeluk ook de gefactureerde en betaalde btw van de maand april mee in die aangifte. Maar de btw-bedragen van de maand april moeten verwerkt worden in de btw-aangifte van het tweede kwartaal.
Ook als je niets aan te geven hebt, moet je toch elke periode je BTW-aangifte tijdig indienen.
3. De betaaldatum gebruiken in plaats van de factuurdatum
De datum die op de factuur staat bepaalt bij welk kwartaal de factuur hoort. Het maakt dus niet uit wanneer jij de factuur betaalt wordt of wanneer het bedrag van de factuur ontvangen wordt. Kijk daarom goed naar de factuurdatum. En soms is het handig jouw factuur een dag eerder of een dag later te sturen aan je klant gelet op de maanden die meegenomen moeten worden bij de aangifte.
4. Tot het allerlaatste moment wachten met insturen en betalen
Stuur niet op het allerlaatste moment je btw-aangifte in, maar houd genoeg tijd over voor de betaling. De betaling moet namelijk voor het verstrijken van de deadline op de rekening van de Belastingdienst staan. Bovendien zal je net zien dat de server van de Belastingdienst eruit ligt als je op de valreep je aangifte wilt versturen. Het niet op tijd inleveren van je btw-aangifte of niet tijdig betalen van je btw kan leiden tot een boete van de Belastingdienst.
5. Pas op het laatste moment je administratie bijwerken
Laat je administratie niet liggen tot vlak voor de deadline. Het bijwerken van je boekhouding wordt een enorme berg werk als je er net voor je btw-aangifte aan begint. Dat levert onnodige stress op. Houd je regelmatig bezig met je administratie. Een up-to-date boekhouding zorgt er bovendien voor dat je beter inzicht hebt in hoe het met je bedrijf gaat.
6. Btw terugvragen voor zakelijke etentjes
Als je eet of drinkt in een horecagelegenheid of als een cateraar in een speciale ruimte een etentje verzorgt, mag je de btw over die kosten niet terugvragen. Je kunt deze kosten overigens wel aftrekken bij de aangifte van je inkomstenbelasting. Dus bewaar het bonnetje goed en boek het zonder btw in je administratie.
7. Btw terugvragen over privé-uitgaven
Over goederen of diensten die je alleen privé gebruikt kun je natuurlijk geen btw terugvorderen. Maar hoe zit het eigenlijk met de btw als je de spullen van je bedrijf af en toe privé gebruikt? Bijvoorbeeld als je in het weekend met je bedrijfsauto bij je ouders op bezoek gaat?
Er zijn verschillende mogelijkheden als je spullen gemengd zakelijk en privé gebruikt, zo kun je bijvoorbeeld helemaal geen btw aftrekken, of alleen btw aftrekken voor het gedeelte dat je zakelijk (gaat) gebruiken of alle btw aftrekken en aan het einde van het jaar de btw voor het privégebruik terugbetalen. Kijk op de site van de Belastingdienst voor meer informatie. Twijfel je wat je wel en niet kan terugvragen? Laat je adviseren dan door ADFA Bedrijfsadviseurs.
8. Btw terugvragen voor zakelijke etentjes
Als je eet of drinkt in een horecagelegenheid of als een cateraar in een speciale ruimte een etentje verzorgt, mag je de btw over die kosten niet terugvragen. Je kunt deze kosten overigens wel aftrekken bij de aangifte van je inkomstenbelasting. Dus bewaar het bonnetje goed en boek het zonder btw in je administratie.
-
9. Je bonnetje kwijtraken
Bonnetje kwijt? ‘Helaas’ zegt de Belastingdienst, ‘geen bon is geen voorbelasting’. Als je geen bonnetje hebt, mag je geen btw terugvragen, omdat je bij een controle van de Belastingdienst geen bewijsstuk kunt laten zien.
Voorkom dat je je bonnetjes kwijtraakt door ze meteen te scannen met de app van Snelstart. Deze heeft een gratis scan & herken functie, waarmee je bonnetjes eenvoudig scant en inboekt. Zo voldoe je meteen aan de bewaarplicht.
-
10. Inkoopfacturen en bonnen die niet voldoen aan de factuureisen
De inkoopfacturen en bonnetjes waarvan je de btw wilt terugvorderen, moeten wel voldoen aan de eisen die de Belastingdienst aan facturen stelt. Als je factuur niet aan deze eisen voldoet, mag je de btw niet terugvragen.
En nog een bonus tip:
11. Verschillende btw-tarieven uitsplitsen
Er kunnen meerdere btw-tarieven op één inkoopfactuur staan, bijvoorbeeld 21%, 9%, 0% etc. Controleer bij het terugvorderen of je de btw van de inkoopfactuur op juiste wijze hebt uitgesplitst per btw tarief.
BTW aangifte eenvoudig doen
ADFA Bedrijfsadviseurs maakt exclusief gebruik van SnelStart Web. Met dit eenvoudige boekhoudprogramma heb je je btw-aangifte zo gedaan. Je maakt direct foto’s van je bonnetjes met je mobiel en boekt ze in. Zo raak je nooit meer bonnetjes kwijt. Je facturen en bonnetjes worden automatisch aan de juiste aangifte gekoppeld. De aangifte wordt automatisch berekend en met een paar muisklikken stuur je ‘m direct naar de Belastingdienst. Handig! Zo voorkom je fouten in de btw-aangifte en kom je niet voor onaangename verrassingen te staan.
